Přijetí NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen „nařízení“, způsobil zaměstnavatelům nemalé problémy při zpracování osobních údajů zaměstnanců, zejména pokud jde o jejich členství v odborech. Mnoho zaměstnavatelů začalo intenzivně uvažovat o tom, jakým způsobem nastavit „spolupráci“ s odborovými organizacemi tak, aby zpracování osobních údajů bylo v souladu s nařízením, zákonem č. 18/2018 Sb. o ochraně osobních údajů a nakonec i v souladu se samotným zákoníkem práce č. 76/2021 Sb., kterým se mění a doplňuje zákon č. 311/2001 Sb. Zákoník práce ve znění pozdějších předpisů a kterým se mění a doplňují některé zákony, jelikož se jedná o zvláštní kategorii osobních údajů.
Zpracování zvláštní kategorie osobních údajů je obecně zakázáno, pokud se neuplatní některá z výjimek ve smyslu čl. 9 odst. 2 nařízení, kdy je zpracování zvláštní kategorie osobních údajů povoleno. Takové zpracování však musí mít přiměřený právní základ v souladu s čl. 6 odst. 1 nařízení. Ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. b) nařízení je možné stanovit zaměstnavateli rozsah povinností v rámci kolektivní smlouvy, pokud je „zpracování nezbytné pro účely plnění povinností a výkonu zvláštních práv provozovatele nebo dotčené osoby v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je to povoleno právem Unie nebo právem členského státu nebo kolektivní smlouvou podle práva členského státu, která poskytuje přiměřené záruky ochrany základních práv a zájmů dotčené osoby“.
Zpracování údajů o členství v odborech zaměstnavatelem v souladu s nařízením
Ve většině případů nemá zaměstnavatel zájem zpracovávat informace o svých zaměstnancích týkající se jejich členství v odborových organizacích, existují však případy, kdy se tomu prostě nevyhne. Jako příklad lze uvést srážky ze mzdy ve prospěch odborových organizací nebo spolupráci s odborovými organizacemi při hájení zájmů zaměstnanců.
Mnozí zaměstnanci hradí členský příspěvek odborové organizaci formou srážky ze mzdy prostřednictvím zaměstnavatele. Při jakýchkoli srážkách ze mzdy uzavírá zaměstnanec se zaměstnavatelem písemnou dohodu. Není nutné, ani zákonem stanoveno, aby dohoda obsahovala jméno příjemce. Stačí uvést číslo účtu a částku, která bude na daný účet odváděna. Tím se zaměstnavatel takříkajíc „vyhne“ zpracování zvláštní kategorie osobních údajů. Je však třeba dbát opatrnosti i u výplatních pásek a takové srážky uvádět pouze jako „ostatní srážky“. Další možností je nabídnout zaměstnanci jiné řešení, jako např. zřízení trvalého příkazu v bance, případně v mobilní aplikaci banky – což je v dnešní době asi nejjednodušší způsob odvádění poplatků ze mzdy.
V případě úhrady členského příspěvku formou srážky ze mzdy odborové organizace často vyžadují od zaměstnavatele jmenný seznam zaměstnanců – členů odborové organizace, u nichž byla v daném měsíci taková srážka ze mzdy provedena, a to za účelem interní kontroly, zda členové plní své povinnosti.
V tomto případě se můžeme opřít o článek 88 nařízení, který umožňuje „členským státům prostřednictvím právních předpisů nebo kolektivních smluv stanovit konkrétnější pravidla k zajištění ochrany práv a svobod při zpracování osobních údajů zaměstnanců v souvislosti se zaměstnáním, zejména pro účely přijetí do zaměstnání, plnění pracovní smlouvy, včetně plnění povinností vyplývajících z právních předpisů nebo kolektivních smluv, dále pro účely řízení, plánování a organizace práce, rovnosti a rozmanitosti na pracovišti, ochrany zdraví a bezpečnosti při práci, ochrany majetku zaměstnavatele nebo zákazníka, stejně jako pro účely uplatňování a využívání práv a výhod souvisejících se zaměstnáním na individuální nebo kolektivní bázi a pro účely ukončení pracovního poměru“ a také pro zpracování osobních údajů zvláštní kategorie s uplatněním výjimky ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. b) nařízení.
Tento právní základ (článek 9 odst. 2 písm. b)) však není adekvátním právním základem pro zpracování informací o odborové příslušnosti zaměstnanců ze strany zaměstnavatele při provádění srážek ze mzdy na členský příspěvek.
Vhodným řešením je využití výše uvedené výjimky a stanovení nových přesných pravidel pro zpracování osobních údajů způsobem, který by ve vybraných případech umožnil odborové organizaci požadovat předmětné osobní údaje, včetně zvláštních kategorií osobních údajů, přičemž zaměstnavatel by byl povinen tyto údaje poskytnout v souladu s takto formulovanou kolektivní smlouvou. V jejím rámci by mělo být definováno:
- přesné vymezení případů, ve kterých se bude daná výjimka uplatňovat (kdy může zaměstnavatel poskytnout osobní údaje zaměstnanců odborové organizaci),
- rozsah osobních údajů, struktura poskytovaných informací a forma jejich zpracování,
- doba zpracování těchto osobních údajů,
- technická a organizační opatření proti neoprávněnému přístupu třetí strany.
V neposlední řadě je nutné zajistit přiměřená technická a organizační opatření.
Zde vzniká problém, resp. dodatečná povinnost pro zaměstnavatele, pokud má odborová organizace sídlo v prostorách provozovatele a využívá prostory a technické prostředky provozovatele. V takovém případě se členové odborové organizace musí řídit bezpečnostními opatřeními přijatými zaměstnavatelem. Vzniká nestandardní situace, kdy k zpracovávaným osobním údajům, včetně zvláštní kategorie, musí přijmout přiměřená bezpečnostní opatření jak zaměstnavatel, tak odborová organizace. To znamená, že zaměstnavatel musí zavést následující opatření s ohledem na zpracování zvláštní kategorie osobních údajů, i když k jejich zpracování v podstatě nedochází:
K osobním údajům zpracovávaným v datových úložištích, která současně využívá i odborová organizace, by měly mít přístup pouze oprávněné osoby, a to pouze v rozsahu, který odpovídá jejich pracovnímu zařazení, případně plnění pracovních úkolů.
Osobní údaje musí být chráněny při všech operacích zpracování, a to prostřednictvím přísného nastavení pravidel pro zpracování osobních údajů (včetně citlivých kategorií osobních údajů) s přihlédnutím ke všem situacím, od vstupu do objektu, přes přístup k údajům, bezpečnost v online prostředí až po samotnou likvidaci osobních údajů. V rámci každé operace zpracování musí být pověřená osoba řádně poučena a musí jí být přesně vymezen rozsah a účel zpracování osobních údajů.
Zdroje:
https://library.fes.de/pdf-files/bueros/slowakei/15455.pdf
NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákoník práce
